Договір їде до клієнта тиждень: друк, підпис, скан, пошта.
Договір формується з даних угоди в CRM і йде клієнту на підпис за посиланням. Клієнт підписує з телефона, без друку й сканів.
Договір підписано за хвилини, а не за тиждень
Підключаємо електронний підпис (Вчасно, DocuSign) до вашої CRM. Менеджер натискає кнопку в картці угоди, клієнт підписує зі смартфона, а підписаний файл сам повертається в CRM.
Кошторис і строки після брифу
Кому підходить
- Компанії, які щодня надсилають договори, акти чи додаткові угоди й чекають повернення сканів
- Послуги з довгим циклом угоди: агенції, будівництво, логістика, освіта, нерухомість
- Бізнес із клієнтами за кордоном, де кур'єр з оригіналами не варіант
- Відділи продажів, де угоди «зависають» на етапі підписання
Які задачі вирішуємо
Менеджер вручну копіює реквізити в Word і постійно щось плутає.
Робимо шаблони з полями. Назва компанії, ЄДРПОУ або ІПН, сума й дата підтягуються з картки клієнта. Помилок із перенесенням стає менше, бо ніхто нічого не вводить вдруге.
Не видно, на якому етапі договір: надіслано, відкрито чи підписано.
Статуси підписання повертаються в CRM. Угода сама переходить на потрібну стадію, а менеджер отримує сповіщення, коли клієнт підписав або мовчить.
Підписані файли розкидані по пошті й месенджерах, а потрібний не знайти.
Підписаний документ із відміткою про підпис зберігається в картці угоди. Доступи й архів належать вам.
Що входить у роботу
- Аудит процесу: хто, що й коли підписує зараз
- Вибір сервісу під ваш випадок: Вчасно для українських контрагентів, DocuSign для міжнародних
- Налаштування акаунта сервісу та ролей співробітників
- Шаблони договорів і актів із полями, що заповнюються з CRM
- Інтеграція з CRM через API (програмний зв'язок між системами): кнопка «Надіслати на підпис» у картці угоди
- Автоматичні статуси: надіслано, переглянуто, підписано, відхилено
- Автоповернення підписаного файла в картку угоди
- Нагадування клієнту, якщо він не підписав за ваш термін
- Маршрут із кількох підписантів, якщо потрібна друга сторона або погодження в компанії
- Тестовий запуск на реальних договорах і коротка інструкція для менеджерів
Оберіть обсяг роботи
Пакет допомагає описати задачу. Кошторис і строки погоджуємо після брифу та уточнення вимог.
01
Старт
Невеликий відділ продажів із 1–2 типами договорів
- Налаштування Вчасно або DocuSign
- До 3 шаблонів документів із полями
- Кнопка відправки на підпис із CRM
- Повернення підписаного файла в угоду
- Інструкція для менеджерів
02
Робочий процес
Компанії, де договір проходить кілька етапів і учасників
- До 8 шаблонів із умовною логікою (різні блоки залежно від типу угоди)
- Кілька підписантів і порядок підписання
- Автоматична зміна стадії угоди та сповіщення
- Нагадування клієнтам, які не підписали
- Тестовий запуск на реальних угодах
03
Повна автоматизація
Бізнес, який хоче довести шлях від заявки на сайті до підписаного договору без участі менеджера
- Усе з пакета «Робочий процес»
- Заявка із сайту створює угоду та готує договір автоматично
- Інтеграція з обліком або бухгалтерією, якщо є API
- ШІ-перевірка заповнених полів перед відправкою
- Звіт по договорах: скільки надіслано, підписано, прострочено
Як працюємо
Розбираємо ваш процес
Дивимося на ваші договори, хто їх підписує і де вони застрягають. Визначаємо, який сервіс підходить: Вчасно, DocuSign чи обидва.
Погоджуємо обсяг і ціну
Фіксуємо перелік шаблонів, інтеграцій і результат, який вимірюємо. Оплата йде етапами.
Налаштовуємо й підключаємо
Створюємо шаблони, з'єднуємо сервіс із CRM, налаштовуємо статуси й сповіщення. Усі акаунти реєструємо на вас.
Пілот на реальних договорах
Запускаємо на кількох живих угодах і міряємо один показник, наприклад час від створення договору до підпису. Виправляємо те, що не спрацювало.
Передаємо й навчаємо
Показуємо менеджерам, як працювати. Передаємо доступи, шаблони й коротку документацію.
Межі роботи
- Не обіцяємо, що кожен клієнт підпише швидко. Ми прибираємо технічні затримки, а не вагання клієнта.
- Не даємо юридичних висновків. Який тип підпису (простий чи кваліфікований) потрібен для вашого договору, підтвердить юрист.
- Не включаємо в ціну підписку на Вчасно чи DocuSign і оплату за кожен документ. Це окремі витрати за тарифами сервісів, і акаунт буде на вас.
Часті питання
Чим Вчасно відрізняється від DocuSign?
Вчасно — український сервіс, він добре підходить для договорів між українськими компаніями та роботи з КЕП (кваліфікованим електронним підписом). DocuSign частіше обирають міжнародні контрагенти. Якщо працюєте з обома ринками, можна підключити обидва й вибирати за типом клієнта.
Чи має юридичну силу електронний підпис?
Так, в Україні це визначають закони про електронні документи та про електронні довірчі послуги. Але для частини договорів потрібен саме кваліфікований підпис (КЕП). Який варіант підходить вашому випадку, краще уточнити в юриста. Ми налаштуємо той тип підпису, який вам скажуть.
З якою CRM ви працюєте?
З тими, що мають API або вебхуки (автоматичні сповіщення між системами): наприклад, Bitrix24, HubSpot, Pipedrive, amoCRM, Zoho чи власна система. Якщо API немає, запропонуємо обхідний шлях або заміну, і скажемо чесно, що це дає.
Скільки коштує сам сервіс підпису?
Кошторис складаємо після брифу. Окремо погоджуємо вартість підтримки та зовнішні витрати: підписки, API, хостинг або рекламний бюджет, якщо вони потрібні для цього проєкту. Тарифи постачальників перевіряємо перед стартом.
Клієнт має щось встановлювати чи реєструватися?
Для простого підпису зазвичай ні: клієнт відкриває посилання й підписує з телефона або комп'ютера. Для КЕП потрібен ключ або застосунок, і це залежить від сервісу та способу підпису. Ми описуємо це в інструкції для ваших клієнтів.
Що від мене потрібно для старту?
Зразки ваших договорів, доступ до CRM з правами адміністратора, перелік підписантів і відповідальна особа зі згодою на шаблони. Ми реєструємо акаунт сервісу на вашу компанію. Опишіть задачу у брифі. Після уточнення вимог підготуємо кошторис.
Почнемо з вашої задачі
Опишіть бізнес, бажаний результат і поточний процес. Після брифу уточнимо вимоги та підготуємо кошторис.