Співробітник щодня по кілька годин переносить дані з однієї програми в іншу
Розписуємо кроки людини, потім відтворюємо їх роботом. Він працює за розкладом або за подією, а помилки та винятки передає людині.
RPA: робот виконує рутину в програмах, які не мають інтеграції
RPA (Robotic Process Automation) — це програмні роботи, які клацають у програмах так само, як людина: відкривають вікна, копіюють дані, заповнюють поля. Вони потрібні, коли в системи немає API (способу обміну даними між програмами) або доробка коштує надто дорого. Ми будуємо їх на UiPath або Power Automate і підключаємо до вашого сайту та CRM.
Кошторис і строки після брифу
Кому підходить
- Бухгалтерії та фінвідділи, де дані переносять між 1С, банком і таблицями вручну
- Логістика й склади зі старою обліковою програмою без інтеграцій
- Страхові, медичні й юридичні компанії, що працюють із порталами без API
- Інтернет-магазини, де замовлення з сайту вручну переписують в облік
Які задачі вирішуємо
Стара програма не має API, а розробник її давно не підтримує
Робот працює через інтерфейс, тож код програми не чіпаємо. Для кожного поля вибираємо стійкий спосіб розпізнавання, щоб дрібні зміни вікна не ламали сценарій.
Люди помиляються в цифрах, а помилки знаходять через тиждень
Додаємо перевірки перед записом і журнал кожної дії. Сумнівні записи йдуть на ручне підтвердження, а не в базу.
Страшно, що робот щось зламає або зіпсує дані
Спершу запускаємо його на копії даних або на малому обсязі. Для кожного кроку є відкат і сповіщення в месенджер чи на пошту.
Що входить у роботу
- Розбір процесу: хто, що, в якій програмі й у якому порядку робить
- Вибір інструмента: UiPath або Power Automate Desktop залежно від ліцензій і задачі
- Схема процесу та опис винятків: що робити, якщо файл не прийшов чи поле порожнє
- Розробка робота й налаштування облікового запису для нього з мінімальними правами
- Обробка помилок, повторні спроби, журнал дій
- Сповіщення про збої в Telegram або на пошту
- Тестування на копії даних і пілотний запуск
- Інструкція для вашої команди та передача всіх файлів і доступів вам
- Інтеграція з CRM, таблицями чи ШІ-агентом, якщо це потрібно для ланцюга «сайт — клієнти — автоматизація»
Оберіть обсяг роботи
Пакет допомагає описати задачу. Кошторис і строки погоджуємо після брифу та уточнення вимог.
01
Один процес
Для однієї повторюваної задачі в одній-двох програмах
- Розбір і схема процесу
- Один робот
- Обробка помилок і журнал
- Пілот із вимірним KPI
02
Зв’язка систем
Для процесу, що проходить через 3–4 системи, зокрема сайт і CRM
- Кілька сценаріїв
- Підключення до CRM і пошти
- Перевірки даних і ручне підтвердження винятків
- Сповіщення в Telegram
- Навчання команди
03
Автоматизація відділу
Для відділу з кількома роботами та великим обсягом операцій
- Карта процесів і пріоритети
- 3–5 роботів
- Центральне керування запуском
- Звіти про виконання
- Підтримка перших погоджений період
Як працюємо
Бриф і вимоги
Ви описуєте задачу й поточний процес. Уточнюємо вимоги, обираємо перший етап і готуємо кошторис.
Запис процесу
Дивимося, як співробітник робить задачу, і фіксуємо кроки та винятки. Узгоджуємо KPI пілота, наприклад час на одну операцію.
Пілот
Будуємо робота для одного сценарію й запускаємо на копії даних. Рахуємо результат за узгодженим KPI.
Масштабування
Якщо пілот спрацював, додаємо решту сценаріїв і підключаємо сповіщення.
Передача
Передаємо файли, облікові записи та інструкцію. Усе належить вам за погодженими умовами.
Межі роботи
- Не обіцяємо, що робот не зламається після оновлення програми: інтерфейс змінюється, тому потрібна підтримка
- Не автоматизуємо процеси, де потрібне рішення людини з оцінкою чи нестандартна логіка без чітких правил
- Не обходимо захист і не працюємо через чужі облікові записи: робот використовує окремий доступ, який видаєте ви
Часті питання
Чим RPA відрізняється від інтеграції через API?
API передає дані напряму між системами, це стабільніше і швидше. RPA імітує дії людини в інтерфейсі. Його обирають, коли API немає або доробка надто дорога. Якщо API є, ми чесно скажемо, що краще взяти його.
Скільки коштують ліцензії UiPath чи Power Automate?
Кошторис готуємо після брифу й уточнення вимог. Для першого етапу можемо взяти такий обсяг: розбір і схема процесу; Один робот. Склад робіт, оплату й строки погоджуємо до старту.
Що буде, коли програма оновиться?
Робот може перестати знаходити кнопку чи поле. Тому ми додаємо сповіщення про збої та журнал. Дрібні правки можна замовити окремо чи за місячною підтримкою, а можна навчитися робити їх самостійно за нашою інструкцією.
Що потрібно від мене для старту?
Опис процесу, доступ до програм із окремим обліковим записом робота, кілька прикладів реальних даних і людина, яка знає процес. Без неї ми тільки гадатимемо про винятки.
Чи безпечно віддавати роботу паролі?
Паролі зберігаються в захищеному сховищі інструмента, а не в коді. Робот отримує окремий обліковий запис із мінімальними правами. Усі доступи залишаються вашими, і ви можете відкликати їх будь-коли.
Як швидко окупиться робот?
Залежить від обсягу рутини. Тому ми починаємо з пілота з вимірним KPI: рахуємо час і помилки до та після. Якщо цифри слабкі, ви побачите це до великих витрат.
Почнемо з вашої задачі
Опишіть бізнес, бажаний результат і поточний процес. Після брифу уточнимо вимоги та підготуємо кошторис.