Реквізити клієнта щоразу копіюю вручну, і в договорах трапляються помилки
Дані беремо з одного джерела: CRM, форми на сайті чи таблиці. Шаблон підставляє їх сам, тож друкарських помилок у реквізитах не буде.
Договори, акти й рахунки — готові за хвилину, без ручного копіювання
Ми налаштовуємо систему, яка бере дані з CRM, форми чи таблиці й сама складає договір, акт, рахунок або звіт. Менеджер натискає одну кнопку, а не перепечатує реквізити.
Кошторис і строки після брифу
Кому підходить
- Власники малого бізнесу, де менеджер щодня вручну робить договори й рахунки
- Бухгалтери та юристи, які правлять один шаблон під кожного клієнта
- Агенції та сервісні компанії з щомісячними актами й звітами
- Інтернет-магазини й B2B-продавці, яким потрібні рахунки та накладні за кожним замовленням
Які задачі вирішуємо
Акти наприкінці місяця забирають пів дня
Налаштовуємо пакетне створення: система збирає всі акти за період і готує їх одним запуском. Вам лишається переглянути й надіслати.
Документи лежать у різних папках, потім не знайти потрібний
Кожен файл автоматично зберігається на вашому диску (Google Drive чи інше сховище) у чіткій структурі, з посиланням у картці клієнта в CRM.
Клієнт чекає рахунок, поки менеджер зайнятий
Рахунок формується й надсилається одразу після заявки чи оплати. Для складних випадків залишаємо крок ручного погодження.
Що входить у роботу
- Розбір ваших поточних документів і шаблонів
- Підготовка шаблонів у Google Docs, Word або PDF зі змінними полями (місцями, куди підставляються дані)
- Підключення джерела даних: CRM, форма на сайті, Google Sheets або Airtable
- Логіка вибору шаблону: тип клієнта, послуга, валюта, мова
- Автоматичне створення файлів і збереження у ваше сховище
- Надсилання документів клієнтові поштою або в месенджер
- Крок погодження для документів, які потрібно перевірити людині
- Підготовка періодичних звітів із даних CRM або таблиць
- Тестування на ваших реальних прикладах
- Інструкція та коротке навчання для співробітників
Оберіть обсяг роботи
Пакет допомагає описати задачу. Кошторис і строки погоджуємо після брифу та уточнення вимог.
01
Старт
Для тих, кому треба автоматизувати 1–2 типи документів
- До 2 шаблонів
- Джерело даних: форма або таблиця
- Збереження файлів на ваш диск
- Інструкція для команди
02
Бізнес
Для компаній із договорами, актами й рахунками в CRM
- До 6 шаблонів
- Інтеграція з CRM
- Надсилання клієнтові поштою
- Крок погодження
- Пакетне створення актів
03
Повний цикл
Для бізнесу з великим потоком документів і кількома мовами чи валютами
- Понад 6 шаблонів
- Умови вибору шаблону за клієнтом і послугою
- Періодичні звіти
- Підключення до бухгалтерського сервісу, якщо він має API (доступ для обміну даними)
- Пілот із вимірюваним KPI
Як працюємо
Бриф і вимоги
Ви описуєте задачу й поточний процес. Уточнюємо вимоги, обираємо перший етап і готуємо кошторис.
Аудит документів
Дивимося ваші шаблони й реальні угоди. Фіксуємо, які поля змінюються, а які ні.
Пілот із KPI
Автоматизуємо один тип документа. Разом обираємо вимір, наприклад час на підготовку одного договору.
Розгортання
Додаємо решту шаблонів, підключаємо CRM і пошту. Оплата йде етапами.
Передача
Усі акаунти, файли й доступи належать вам іза погодженими умовами. Навчаємо команду й залишаємо інструкцію.
Межі роботи
- Не замінюємо юриста: зміст і юридичну силу шаблонів перевіряєте ви або ваш юрист
- Не обіцяємо автоматизувати все: нестандартні договори з індивідуальними умовами краще лишити ручними
- Не обіцяємо конкретну економію часу до пілота: результат залежить від вашого обсягу й якості даних
Часті питання
Чи мають такі документи юридичну силу?
Документ має ту силу, яку дає його зміст і підпис. Ми автоматизуємо складання, а не змінюємо правила. Для підпису можна підключити КЕП (кваліфікований електронний підпис) чи сервіс на кшталт Вчасно, якщо ви ним користуєтеся.
З чого краще почати?
З документа, який ви робите найчастіше й за однаковою схемою. Зазвичай це рахунок або типовий договір. На ньому швидко видно ефект і можна рахувати KPI.
Чи працює це з 1С чи бухгалтерською програмою?
Якщо програма має API чи вміє імпортувати файли, зв'язок можливий. Перед стартом перевіряємо це на брифі. Якщо інтеграція неможлива, повідомимо одразу.
Що мені треба надати?
Поточні шаблони документів, 3–5 реальних прикладів із різними умовами, доступ до CRM чи таблиці й людину, яка знає правила: коли який документ потрібен.
Чи можна змінювати шаблони самостійно?
Так. Шаблони лежать у вашому Google Docs чи Word. Змінюєте текст, а змінні поля лишаєте на місці. Ми покажемо, як це робити.
Скільки це коштує після запуску?
Кошторис складаємо після брифу. Окремо погоджуємо вартість підтримки та зовнішні витрати: підписки, API, хостинг або рекламний бюджет, якщо вони потрібні для цього проєкту. Тарифи постачальників перевіряємо перед стартом.
Почнемо з вашої задачі
Опишіть бізнес, бажаний результат і поточний процес. Після брифу уточнимо вимоги та підготуємо кошторис.