Заявки тонуть у вхідних, і клієнт чекає відповіді по пів дня.
ШІ позначає нові заявки як термінові й одразу готує чернетку з потрібними деталями. Менеджер бачить їх угорі списку.
Пошта розібрана, а чернетки відповідей уже чекають на вас
ШІ читає кожен лист, визначає тему й терміновість, розкладає по папках і пише чернетку відповіді. Ви перевіряєте й натискаєте «Надіслати». Заявки з сайту та реклами не губляться, а рутина не з'їдає ваш день.
Кошторис і строки після брифу
Кому підходить
- Власники та менеджери, які щодня розгрібають десятки однотипних листів
- Відділи продажів, куди заявки приходять на пошту
- Підтримка й бухгалтерія зі скриньками на кшталт info@ чи support@
- Експортні компанії, що листуються з клієнтами кількома мовами
Які задачі вирішуємо
Я відповідаю на одні й ті самі питання про ціни, терміни та доставку.
Ми завантажуємо в систему ваш прайс, умови й типові відповіді. Чернетка збирається з цих матеріалів, а не з вигадок моделі.
Важливі листи губляться серед розсилок, рахунків і спаму.
Налаштовуємо категорії: клієнти, рахунки, партнери, розсилки, інше. Кожна категорія має свою папку, мітку й правило.
Дані із листів доводиться вручну переносити в CRM (систему обліку клієнтів).
ШІ витягує ім'я, контакти й суть запиту та створює картку в CRM або рядок у таблиці. Ручне введення зникає.
Що входить у роботу
- Розбір 50–100 ваших реальних листів, щоб визначити категорії та правила
- Підключення до Gmail, Outlook чи іншої скриньки через IMAP (стандартний протокол пошти)
- Автосортування за темою, терміновістю й мовою листа
- Чернетки відповідей у вашому тоні, з урахуванням попередньої переписки
- База знань: прайс, FAQ, умови, шаблони, з яких ШІ бере факти
- Передача даних у CRM, таблицю чи месенджер (через n8n або Make, конструктори автоматизацій)
- Правила для делікатних тем: скарги, повернення, юридичні питання йдуть до людини без чернетки
- Журнал дій: що ШІ зробив з кожним листом
- Інструкція для команди й місяць підтримки після запуску
Оберіть обсяг роботи
Пакет допомагає описати задачу. Кошторис і строки погоджуємо після брифу та уточнення вимог.
01
Старт
Одна скринька й до 5 категорій листів
- Підключення однієї скриньки
- Сортування по мітках і папках
- Чернетки для 5–10 типових запитів
- Інструкція для команди
02
Стандарт
Відділ продажів або підтримки, де заявки треба передавати в CRM
- До 3 скриньок
- База знань із прайсу, FAQ й умов
- Створення карток у CRM чи таблиці
- Сповіщення про термінові листи в Telegram або Slack
- Журнал дій ШІ
03
Розширений
Бізнес із кількома мовами, вкладеннями й складними правилами
- Листування кількома мовами
- Розбір вкладень: рахунки, специфікації, PDF
- Маршрутизація між співробітниками за правилами
- Інтеграція з helpdesk (системою звернень) чи ERP
- Пілот із вимірним KPI на погоджений період
Як працюємо
Бриф і вимоги
Ви описуєте задачу й поточний процес. Уточнюємо вимоги, обираємо перший етап і готуємо кошторис.
Правила й база знань
Узгоджуємо категорії, тон відповідей і теми, де ШІ мовчить. Ви надаєте прайс, FAQ та приклади листів, які вважаєте зразковими.
Пілот із KPI
Спершу запускаємо на одній скриньці в режимі чернеток. Разом обираємо метрику, наприклад час першої відповіді, і міряємо її до та після.
Налаштування за результатами
Читаємо, що ви виправляли в чернетках, і доточуємо правила та базу знань. Помилки на цьому етапі коштують дешево.
Запуск і передача доступів
Підключаємо решту скриньок і CRM. Усі акаунти, файли та доступи належать вам за погодженими умовами. Оплата йде етапами.
Межі роботи
- Не обіцяємо відповіді без помилок. Кожну чернетку перевіряє людина, а складні й чутливі листи ШІ не чіпає.
- Не відправляємо листи клієнтам автоматично без вашої окремої згоди. За замовчуванням ШІ лише готує чернетку.
- Не замінюємо менеджера чи підтримку. ШІ знімає рутину, а переговори та рішення лишаються за людьми.
Часті питання
Чи безпечно давати ШІ доступ до пошти?
Доступ видаєте ви, через окремий обліковий запис чи ключ, який можна відкликати за хвилину. Ми обговорюємо, які скриньки та папки ШІ бачить, і які дані не передаємо в модель. Для клієнтів з ЄС окремо проходимо вимоги GDPR (європейські правила захисту даних).
Чи відповість ШІ клієнту без мене?
Ні, якщо ви цього не вирішили. Стандартний режим: ШІ кладе чернетку в скриньку, а ви читаєте й надсилаєте. Автовідповіді можна ввімкнути для простих випадків, наприклад підтвердження отримання заявки.
Звідки ШІ знає, що відповідати про ціни й терміни?
З бази знань, яку ми збираємо з вашого прайсу, FAQ та минулих листів. Якщо відповіді в базі немає, ШІ не вгадує, а позначає лист для людини.
Які пошти підтримуються?
Gmail, Google Workspace, Microsoft 365 та Outlook, а також будь-яка скринька з IMAP. Для деяких корпоративних серверів потрібен дозвіл вашого ІТ-адміністратора. Це краще з'ясувати до початку робіт.
Що потрібно від мене для старту?
Доступ до скриньки, 50–100 прикладів листів, прайс чи FAQ і список тем, де відповідати має лише людина. Ще потрібна одна людина, яка протягом пілоту скаже, які чернетки вдалі, а які ні.
Скільки це коштує і як платити?
Порядок оплати погоджуємо разом із кошторисом до старту. Якщо проєкт має кілька етапів, описуємо результат і умови приймання для кожного. Підтримку та зовнішні сервіси враховуємо окремо.
Почнемо з вашої задачі
Опишіть бізнес, бажаний результат і поточний процес. Після брифу уточнимо вимоги та підготуємо кошторис.