Інструкції розкидані по Google Drive, месенджерах і пошті. Ніхто не знає, яка версія актуальна.
Збираємо документи в одну базу знань із розділами, тегами та пошуком. У кожного документа є власник і дата перегляду, тож застарілі файли видно одразу.
Інтранет, де команда за хвилину знаходить потрібний документ і відповідь
Інтранет (закритий внутрішній сайт компанії) збирає в одному місці інструкції, регламенти, новини й контакти. Новачок швидше входить у роботу, а співробітники менше відволікають одне одного питаннями.
Кошторис і строки після брифу
Кому підходить
- Компанії від 15–20 людей, де знання живуть у чатах і в головах окремих людей
- Бізнес із кількома офісами, філіями або віддаленою командою
- Відділи продажів і підтримки, де новачки довго вчаться
- HR і керівники, яким треба збирати регламенти та новини в одному місці
Які задачі вирішуємо
Новачок цілий місяць ставить колегам однакові питання.
Робимо розділ онбордингу: перші дні, доступи, чек-листи, відео та тести. HR бачить, хто що пройшов.
Звільнився ключовий співробітник, а разом із ним пішли й знання.
Вбудовуємо в портал прості шаблони інструкцій і процес оновлення. Знання записуються по ходу роботи, а не в останній тиждень перед звільненням.
Доступи складні: або всі бачать усе, або ніхто нічого не знаходить.
Налаштовуємо ролі й відділи: фінанси бачать своє, продажі своє. Вхід через робочу пошту Google або Microsoft.
Що входить у роботу
- Аналіз того, які документи й процеси є зараз, і структура розділів
- Дизайн і верстка порталу під ваш бренд, адаптація для телефона
- Вхід через Google Workspace або Microsoft 365 (єдиний вхід без нових паролів)
- Ролі та права доступу за відділами
- Повнотекстовий пошук по документах і сторінках
- Редактор статей без коду, шаблони інструкцій і регламентів
- Новини, оголошення, довідник співробітників і календар подій
- Перенесення наявних документів із Drive, Notion чи Confluence
- Навчання адміністраторів і коротка інструкція
- Передання всіх доступів, коду й акаунтів вам
Оберіть обсяг роботи
Пакет допомагає описати задачу. Кошторис і строки погоджуємо після брифу та уточнення вимог.
01
База знань
Невеликі команди, яким треба навести лад у документах
- Структура розділів і категорій
- Редактор і шаблони статей
- Пошук і вхід через робочу пошту
- Перенесення до 100 документів
02
Інтранет
Компанії, що хочуть єдиний портал для команди
- Все з пакета «База знань»
- Новини, довідник співробітників, календар
- Онбординг із чек-листами
- Ролі та права за відділами
- Дизайн під ваш бренд
03
Інтранет зі ШІ
Компанії, де документів багато і потрібні швидкі відповіді
- Все з пакета «Інтранет»
- ШІ-помічник, що відповідає на питання за вашими документами з посиланням на джерело
- Інтеграція з CRM або HR-системою
- Звіти: що шукають і чого не знаходять
Як працюємо
Бриф і вимоги
Ви описуєте задачу й поточний процес. Уточнюємо вимоги, обираємо перший етап і готуємо кошторис.
Пілот із метрикою
Запускаємо один відділ, наприклад продажі або підтримку. Домовляємось про вимірюваний показник: скажімо, скільки часу йде на введення новачка в роботу.
Структура й дизайн
Погоджуємо розділи, ролі та вигляд порталу. Ви бачите прототип до початку розробки.
Розробка і перенесення
Будуємо портал, переносимо документи, налаштовуємо вхід і права. Оплата йде етапами.
Запуск і навчання
Показуємо адміністраторам, як вести портал. Передаємо всі доступи, файли й акаунти вам.
Підтримка
Після запуску виправляємо помилки й за потреби додаємо розділи. Умови підтримки погоджуємо заздалегідь.
Межі роботи
- Не обіцяємо, що команда сама почне вести базу знань. Потрібен відповідальний у компанії та звичка оновлювати документи.
- Не пишемо за вас регламенти й інструкції. Допомагаємо з шаблонами та структурою, а зміст знають ваші люди.
- ШІ-помічник може помилитися, тому завжди показує джерело, а для критичних тем (фінанси, право) ми радимо перевірку людиною.
Часті питання
Чим інтранет кращий за Google Drive чи Notion?
Drive добре зберігає файли, але погано пояснює, що актуальне. Notion чи Confluence можуть закрити задачу, якщо команда мала. Власний інтранет має сенс, коли потрібні ваш бренд, складні ролі, інтеграції з вашими системами та повний контроль над даними.
Чи можна обійтися готовою платформою без розробки?
Так, іноді це найкращий варіант. Якщо вам вистачить Notion або Confluence, ми чесно це скажемо й допоможемо налаштувати структуру. Кастомний портал пропонуємо лише тоді, коли готові рішення не покривають задачу.
Де зберігаються дані і хто до них має доступ?
Портал працює на сервері у вашому акаунті, а не на нашому. Доступи, код і файли належать вам за погодженими умовами. Ролі налаштовуємо так, щоб кожен бачив лише потрібне.
Скільки це коштує і що впливає на ціну?
Кошторис готуємо після брифу й уточнення вимог. Для першого етапу можемо взяти такий обсяг: структура розділів і категорій; Редактор і шаблони статей. Склад робіт, оплату й строки погоджуємо до старту.
Як працює ШІ-помічник і чи безпечно це?
Він шукає відповіді лише у ваших документах і показує, з якого файлу взяв інформацію. Права доступу діють і тут: помічник не покаже документ тому, хто не має до нього доступу. Чи передавати дані зовнішній моделі, чи розгорнути закритий варіант, вирішуєте ви.
Що потрібно від нас на старті?
Відповідальна особа з вашого боку, доступ до поточних документів і кілька годин на інтерв'ю з відділами. Також потрібне рішення, хто оновлює які розділи. Без цього портал швидко застаріє.
Почнемо з вашої задачі
Опишіть бізнес, бажаний результат і поточний процес. Після брифу уточнимо вимоги та підготуємо кошторис.